Södran värnar om din integritet och skyddar dina personuppgifter

GDPR (Dataskyddsförordningen) är en ny EU-förordning som börjar gälla inom hela EU den 25 maj 2018. GDPR ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). Mycket är sig likt, men det innebär att kraven på hur företag och organisationer får behandla dina personuppgifter skärps.

Södra Teatern AB, org. nr 556058-7346, är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med GDPR. Denna policy gäller från den 25 maj 2018 när GDPR träder i kraft.

Förordningen stärker dina rättigheter när det gäller personlig integritet. Det är viktigt att du känner dig trygg i behandlingen av dina personuppgifter.

Utsedd personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är enligt lagen den som hanterar personuppgifter, i vårt fall Södra Teatern AB, org.nr 556058-7346 med adress Mosebacke torg 1–3, 116 46 Stockholm.

Personuppgifter och personuppgiftsbehandling

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är vid liv. Det innebär att bland annat följande är personuppgifter: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, fotografi etc.

Södra Teatern behandlar onlineidentifikatorer såsom IP-adresser, MAC-adresser eller motsvarande som lämnas av webbplatsbesökare via dator, surfplatta eller mobil. Uppgifterna anonymiseras via Google Analytics och vi analyserar bara informationen aggregerad på olika kategorier.

Avtal och andra åtaganden

Södra Teaterns ändamål med att behandla dina personuppgifter är i första hand att fullgöra våra åtaganden gentemot dig och åtaganden med anledning av våra uppdrag. Den lagliga grunden för behandlingen är avtal.

Personuppgifter

De personuppgifter som Södra Teatern behandlar vid tecknande av avtal är: namn, personnummer (om det relevant för avtalet), adress, mejladress, telefonnummer, foto (om det är relevant) samt eventuellt ytterligare uppgifter i enligt med vad som anges i tillämpliga avtal eller vad som kan anses vara normalt för branschen.

Uppgifterna hämtas främst direkt från dig i samband. Därutöver kan vi inhämta personuppgifter i form av omdömen om kompetens och arbetsförmåga ifrån andra vid eventuell referenstagning. Vi kan också beroende på typ av avtal komma att inhämta publika uppgifter från myndigheter, banker och kreditupplysningsföretag

Lagringstid

Södra Teatern behåller dina personuppgifter maximalt den längd som behövs för det ändamålet de samlades in för eller om de behövs för att uppfylla annat ändamål som inte strider mot det ändamålet som de först samlades in för. Tiden varierar beroende på åtagandet och eventuellt rättsliga krav som omgärdar åtagandet. I normalfallet raderas informationen två år efter det att avtalet upphört.

Om resultatet av avtalet var deltagande i en produktion kommer personuppgifterna avseende produktionen, efter avtalstidens utgång, att behandlas enligt berättigat intresse där Södra Teaterns berättigade intresse är att tillhandahålla och presentera kulturupplevelser under längre tid. Dessutom lyder Södra Teatern under arkivlagen vilket medför att viss information måste bevaras.

Sök tjänst/uppdrag på Södra Teatern

När du söker tjänster använder Södra Teatern dina personuppgifter endast för det ändamål som du lämnat dem för. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal samt förberedelser att ingå avtal.

Personuppgifter

De uppgifter du själv ger oss, inkluderat ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss eller till rekryteringspartner så som betyg och intyg. Dessutom kommer vi att registrera anteckningar från intervjuer, samtal med referenspersoner och resultat från eventuell audition eller personlighetstester.

Personuppgifterna kan komma att delas med personer som arbetar på företag – som Södra Teatern samarbetar med – inom rekryteringsområdet, teater- och dansområdet, inom säkerhet och till leverantörer som tillhandahåller våra system. Dessa aktörer kan komma att hantera dina personuppgifter vid eventuell fördjupad bedömning eller bakgrundskontroll. Södra Teatern lämnar bara ut information till de leverantörer som följer våra behandlingsregler.

Lagringstid

Södra Teatern sparar ansökningar i högst 2 år efter det att rekryteringsperioden är över. Under 12 månader av den perioden är den lagliga grunden avtal, kopplat till gällande diskrimineringslagstiftning. För perioden efter 12 månader och upp till 2 år, och för spontanansökningar direkt när den inkom, sker behandling med anledning av Södra Teaterns berättigade intresse att administrera organisationens rekrytering och kompetensförsörjning.

Du kan, oavsett om det är en spontanansökan eller ansökan om tjänst/roll, när som helst be att få dina uppgifter raderade.

Anställd/uppdrag på Södra Teatern

Ändamålet med behandlingen är att fullgöra Södra Teaterns åtaganden gentemot dig samt för att fullgöra de åtaganden som föreligger gentemot myndigheter och andra intressenter.

Den lagliga grunden är för anställning eller anställningsliknande förhållanden, är i huvudsak, avtal samt för uppfyllande av Södra Teaterns skyldigheter enligt lag.

Personuppgifter

De uppgifter du själv delar med oss så som namn, personnummer, adress, telefonnummer i anställningsavtal, ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss innan och under din anställning. Vi kommer även att hantera anteckningar från medarbetar- och lönesamtal, resultat från eventuella personlighetstester, genomförda utbildningar och kompetensinventeringar samt information om närmast anhörig(a).

Lagringstid

Lagringstiden för anställningsavtal och kontrolluppgifter avseende lön och pension sparas under den tiden som krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen.

Information om hälsotillstånd, kompetensprofiler, genomförda utvecklingssamtal etc. sparas bara under den perioden det är relevant. Allra senast ett år efter avslutad anställning raderas informationen.

Om resultatet av anställningen var deltagande i en produktion kommer personuppgifterna avseende produktionen, efter avtalstidens utgång, att behandlas enligt berättigat intresse där Södra Teaterns berättigade intresse är att tillhandahålla och presentera kulturupplevelser under längre tid. Dessutom lyder Södra Teatern under arkivlagen vilket medför att viss information måste bevaras.

I det fall du varit engagerad hos oss, ex frilans eller tillfälligt anställd, och kan tänkas komma tillbaka lagrar vi informationen i upp till 5 år efter det att du lämnade oss.

Statistik, inbjudningar, marknadsföring och kommunikation

Ändamålet med behandlingen för Södra Teatern är att kunna analysera information om nuvarande kunder, leverantörer, medlemmar, besökare, intressenter och samarbetspartners av både generell och riktad karaktär. Personuppgifter kan även användas för undersökningar, bearbetningar, inbjudningar till event/evenemang och för att besvara frågor samt i övrigt behandla dina frågor eller ärenden. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse som utgörs av Södra Teaterns behov av att följa upp och marknadsföra/kommunicera sin verksamhet samt att vara effektiva i sina inköp och upphandlingar.

I de fall Södra Teatern behandlar uppgifterna för statistiska ändamål så som marknads-, besöks-, medlems-, leverantörs- och kundanalyser anonymiseras uppgifterna efter det att materialet sammanställts. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse som utgörs av Södra Teaterns behov av att analysera och utveckla sin verksamhet.

Personuppgifter

I första hand inhämtas uppgifterna direkt ifrån dig. De uppgifter vi behandlar är namn och kontaktuppgifter samt roll. Utöver det kan vi komma att behandla andra personuppgifter som vi redan har tillgång till enligt avtal eller annat berättigat intresse.

Därutöver inhämtar vi personuppgifter löpande från allmänt tillgängliga källor såsom privata och offentliga register, publika webbplatser etc.

Vid personlig kontakt samlar Södra Teatern också in övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna.

Lagringstid

Uppgifterna kommer att raderas 14 månader efter senaste kontakt eller direkt om du meddelar oss att du inte längre vill finnas i våra register.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.

Säkerhet

Södra Teatern har säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att Södra Teatern ska kunna uppfylla angivna ändamål har tillgång till dem.

Delar vi med oss av dina uppgifter?

Södra Teatern samarbetar med ett antal underleverantörer inom exempelvis biljett- och bordsbokningssystem. (Se Ticksters personuppgiftspolicy här) Alla underleverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss är så kallade personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag eller myndighet som behandlar personuppgifter för någon annans räkning. I de fall Södra Teatern använder sig av personuppgiftsbiträden kommer Södra Teatern att teckna skriftliga avtal med biträdena där de förbinder sig att följa Södra Teatern behandlingsregler.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som Södra Teatern hanterar och för vilka ändamål. Det sker genom begäran om ett så kallat registerutdrag.

Vi är skyldiga att gratis, efter begäran, lämna besked om personuppgifter som rör dig behandlas eller inte. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om vilka personuppgifter som behandlas om dig, varifrån dessa uppgifter har inhämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna har lämnats. Denna information lämnas i ett s.k. registerutdrag.

Skicka din begäran till dataskydd@sodrateatern.com. Vi lämnar ut informationen mot legitimering på plats.
Du kan begära att dina personuppgifter rättas, så kallat ”Rätt till rättelse”, ifall uppgifterna är felaktiga.

Du har även rätt att kräva att Södra Teatern raderar dina personuppgifter från Södra Teaterns samtliga system i vissa fall, exempelvis om det inte längre finns något syfte med att personuppgifterna behandlas. I lagen kallas detta ”Rätten att bli bortglömd”.

Södra Teatern har rätt att neka din begäran om radering om det finns avtal eller legala skyldigheter som hindrar. Det kan bland annat vara skyldigheter kommer från andra lagar så som till exempel bokförings- och skattelagstiftning. När det rättsliga åtagandet har upphört gallras uppgifterna. Värt att notera att vi på Södra Teatern omfattas av Arkivlagen vilket innebär att vi har en skyldighet att spara information om vår verksamhet som kan vara av allmänt intresse och underlag för framtida forskning.

Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling om

1. du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter;
2. personuppgiftsbehandlingen är otillåten och du väljer begränsning av personuppgifter istället för radering;
3. personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för men du behöver dessa för etablering eller, utövandet av eller försvar mot rättsliga krav; eller
4. du invänt mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse.

En begränsning av personuppgiftsbehandling innebär att personuppgifterna fortsätter att lagras, men i övrigt inte behandlas vidare utan ditt samtycke.

Du har rätt att begära ut personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för de uppgifter som du själv lämnat till Södra Teatern i de fall dessa uppgifter behandlats med anledning av ditt samtycke eller på grund av avtal.

Om du har lämnat ditt samtycke till oss har du rätt att återkalla detta samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer den behandling som samtycket avsåg upphöra och personuppgifter som samlats in med stöd av ditt samtycke kommer att raderas under förutsättning att de inte behövs för annat ändamål som Södra Teatern har rätt att behandla dina personuppgifter för.

Vad gör Datainspektionen och när ska man kontakta dem?

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag/organisation/myndighet hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen oavsett relation. Kontaktuppgifter till Datainspektionen hittar du på www.datainspektionen.se.

Har du frågor om vår policy?

Denna Integritetspolicy uppdaterades den 21 maj 2018. Södra Teatern kan komma att göra förändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen kommer alltid ligga på sodrateatern.se. Om vi genomför förändringar av större betydelse för dig eller angående hur Södra Teatern behandlar personuppgifter får du även informationen via e-post om hur detta påverkar dig. Informationen kommer att finnas tillgänglig i god tid innan uppdateringen börjar gälla. Du kan alltid ställa dina frågor till dataskydd@sodrateatern.se.

Södra Teatern
Mosebacke Torg 1-3, 116 46 Stockholm
Tel 08 531 994 90
www.sodrateatern.se
E-post: dataskydd@sodrateatern.se / info@sodrateatern.se
Organisationsnummer: 556058-7346